Sudah menggunakan software akuntansi untuk bisnis yang Anda jalankan? Tentu saja, di dalamnya terdapat fitur khusus untuk akun piutang usaha dalam pembuatan dan pelunasan tagihan, seperti pada Kledo?
Apakah Anda yakin sistem penagihan dan penerimaan pembayaran yang ada di software akuntansi tersebut sudah sesuai dengan bisnis Anda?
Cash flow merupakan bagian paling penting dalam bisnis yang Anda jalankan dan harus terus dipantau.
Poin utama dalam laporan cash flow adalah penerimaan-pengeluaran kas dan bank pada periode waktu tertentu, termasuk piutang usaha.
Apakah Anda telah melakukan penagihan otomatis kepada customer secara sistem, atau mungkin mereka sudah menjadi pelanggan tetap yang tanpa ditagih sudah mempunyai reminder pembayaran invoice setiap bulannya?
Jika memang demikian, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya operasional berlebih yang diperlukan untuk melakukan penagihan, agar cash flow selalu berjalan lancar.
Tetapi, yang perlu Anda ingat, terkadang sebaik dan sedekat apapun hubungan Anda dengan customer, mereka tidak mungkin langsung mengirimkan pembayaran tanpa diminta, terutama saat krisis di tengah terjadinya pandemi seperti sekarang ini.
Piutang usaha, salah satu akun dalam akuntansi, dapat berdiri sendiri untuk keperluan perangkat lunak yang sangat diperlukan dalam suatu bisnis. Manakah yang lebih Anda butuhkan?
Sebuah sistem sederhana khusus untuk piutang usaha, hanya berisi fitur pembuatan invoice dan menerima pembayaran, atau Anda memilih sistem manajemen lengkap atas keseluruhan kegiatan bisnis yang dijalankan?
Jika Anda cenderung menggunakan sistem manajemen lengkap, tentu pada perangkat lunak bidang akuntansi tersebut tidak hanya berfokus pada satu hal secara sederhana.
Kledo misalnya, Anda tidak hanya bisa membuat invoice dan mengakui penerimaan pembayaran, tetapi software tersebut juga menyediakan informasi bahkan menu yang lengkap terkait dengan status pembayaran atas invoice tersebut, hingga laporan real time atas tagihan yang jatuh tempo.
Selain itu, pada sistem manajemen lengkap, Anda juga dapat melakukan kontrol kas dan bank, persediaan, penawaran, dan lain sebagainya, lagi-lagi secara real time. Menarik bukan?
Namun kembali lagi pada prinsip di awal menjalankan bisnis, pemilihan software yang digunakan oleh UMKM tetap tergantung kebutuhan.
Apa yang Anda butuhkan?
Dalam praktik penagihan, tidak semua customer memiliki kebutuhan yang sama. Tidak ada cara pakem untuk membuat tagihan maupun melakukan penagihan piutang usaha, agar customer membayar dan melunasi invoice tepat waktu.
Metode paling umum dalam pembuatan tagihan yang seharusnya, dengan penetapan biaya tetap invoice yang menyertainya, seperti pajak dengan persentase nilai sama, lalu terkait dengan progres penagihan, invoice lain yang muncul setelahnya, dan lain sebagainya.
Seharusnya semua hal itu sudah disediakan secara detail oleh perangkat lunak piutang usaha yang Anda gunakan.
Inti dari pembuatan tagihan ini sebenarnya juga ditentukan oleh perjanjian yang sudah disepakati oleh masing-masing customer, terutama terkait pemilihan termin pembayaran pada invoice.
Yang paling penting adalah solusi metode pembuatan tagihan yang dipilih untuk bisnis Anda, termasuk fitur biaya tetap yang mengikutinya, sudah cukup fleksibel dalam mengakomodasi berbagai jenis tagihan yang dibuat sesuai perjanjian dengan masing-masing customer.
Jadi, apakah software akuntansi “penagihan dan penerimaan pembayaran” yang digunakan untuk bisnis Anda sudah sesuai dengan metode umum yang disyaratkan di atas, seperti Kledo?
Untuk metode penagihan sendiri, beberapa vendor seperti Zoho, juga telah memasukkan fitur yang memungkinkan Anda untuk menerapkan berbagai metode penagihan.
Zoho Books mendukung penagihan berulang. Dalam masa-masa sulit keuangan seperti sekarang ini, Anda juga mungkin memerlukan perangkat lunak yang memiliki kemampuan menerima pembayaran parsial dan memberikan beban bunga pada bagian faktur yang belum dibayar.
Bill.com mempunyai cara untuk mengatur pembayaran berulang, yang secara otomatis dapat mengirimkan tagihan kepada customer dan menarik pembayaran dari akun kartu kredit customer.
Software tersebut juga mengizinkan pembayaran parsial, kapanpun, sesuai dengan kebutuhan. Vendor lain, Invoicely tidak memiliki fitur eksplisit yang lengkap, tetapi software tersebut menawarkan menu faktur berulang yang dapat mengirim faktur kepada customer secara otomatis secara berkali-kali, berdasarkan jadwal waktu tertentu.
Jika, bisnis Anda masih dalam level UMKM dan belum membutuhkan fitur penagihan otomatis seperti beberapa vendor yang telah disebutkan.
Mungkin Kledo adalah software akuntansi dengan sistem manajemen lengkap yang Anda cari!
Software akuntansi ini memang tidak dilengkapi dengan sistem penarikan pembayaran langsung dari kartu kredit customer, seperti Bill.com.
Akan tetapi, Kledo menawarkan sistem lain di luar akun piutang usaha, yang bisa dimanfaatkan untuk kegiatan bisnis Anda.
Selain itu, tidak hanya fungsi tagihan, Anda juga bisa membuat penawaran dan dokumen kelengkapan pembelian melalui Kledo.
Hebatnya, Kledo akan menyediakan laporan secara real time terkait semua transaksi yang dilakukan, dan data-data tersebut disimpan pada Cloud yang sangat aman.
Apakah Software Akuntansi yang Anda Gunakan Sudah Tepat?
Ada banyak software akuntansi yang tersedia di luar sana. Tidak semua software memiliki sistem manajemen lengkap yang dapat mengcover seluruh sistem pada bisnis Anda.
Beberapa di antaranya berdiri sendiri, hanya untuk melakukan fungsi tertentu dalam akuntansi, seperti penagihan.
Meskipun tidak ada menu pembuatan invoice atau proses standar lain, para pengembang software tersebut tetap mengklaim bahwa mereka juga memiliki fitur lain yang tidak kalah unik.
Kledo, software akuntansi yang dikembangkan di Indonesia ini sangat cocok untuk UMKM. Kledo memiliki menu sederhana dalam pembuatan tagihan sampai dengan pencatatan penerimaan pembayaran.
Anda dapat memantau status invoice dengan sangat mudah pada Kledo. Software akuntansi ini juga dilengkapi dengan fitur overview, yang terus memberikan pelaporan penagihan dan status invoice tersebut secara real time. Tentu saja, Kledo dapat diakses kapanpun dan dimanapun Anda berada.
Dengan kledo, Anda bisa membuat invoice dengan berbagai desain yang cantik dan unik. Ada puluhan desain yang disediakan, Anda bisa lihat contoh invoice nya disini.
Terlepas dari perangkat lunak manapun yang digunakan, yang terpenting yaitu tagihan kepada customer atas penjualan barang dan jasa, telah sesuai dengan SOP yang Anda tetapkan, bukan sebaliknya.
Dapat dikatakan tepat, apabila Anda memilih software akuntansi dengan fungsi utama penagihan ini, sudah sesuai seperti alur kerja yang diharapkan.
Bingung memilih software akuntansi yang tepat dan sesuai budget? Untuk sektor UMKM, apabila dirasa begitu membutuhkan fitur penagihan yang canggih dan masih mementingkan pelaporan bisnis yang lengkap secara real time, Kledo bisa dijadikan pertimbangan lho.
Jika masih ragu, tidak ada salahnya Anda menggunakan masa trial 14 hari. Cocok menggunakan Kledo? Anda bisa memperpanjang dengan berlangganan bulanan!
